Cara Menyelenggarakan Employee Gathering Dinner

Employee gathering dinner adalah salah satu agenda perusahaan yang paling dinantikan. Acara ini bukan hanya sekadar makan malam bersama, tetapi juga momen untuk mempererat hubungan antar karyawan, memberikan apresiasi, dan merayakan pencapaian perusahaan dalam suasana hangat dan elegan. Jika direncanakan dengan baik, gathering dinner dapat menjadi acara yang berkesan dan memberikan dampak positif bagi motivasi kerja tim.

 

Agar penyelenggaraannya berjalan lancar, dibutuhkan perencanaan yang matang dari konsep, venue, hingga alur acaranya. Berikut panduan lengkap cara menyelenggarakan employee gathering dinner yang profesional, rapi, dan mengesankan.

 

Menentukan Konsep dan Tema Acara

Sebelum memulai persiapan teknis, langkah pertama adalah menentukan tema gathering dinner. Tema akan mempengaruhi dekorasi, dress code, susunan acara, hingga ambience keseluruhan.

 

1. Tentukan Tema yang Sesuai dengan Karakter Perusahaan

Beberapa tema yang populer:

• Elegant Gala Dinner
  
  
• White Party
  
  
• Retro Night
  
  
• Batik Formal
  
  
• Outdoor Garden Dinner
  
  
• Semi Casual Dinner

 

Tema yang tepat akan meningkatkan euforia dan membuat acara terlihat lebih profesional.

 

2. Pastikan Tema Sesuai Anggaran

Tema mewah membutuhkan dekorasi dan perlengkapan tambahan. Sesuaikan dengan budget agar tidak membebani perusahaan.

 

Baca Juga : Outbound Employee Gathering Akhir Tahun Aktivitas, Lokasi, dan Tips

Memilih Lokasi atau Venue yang Tepat

Venue adalah salah satu faktor keberhasilan gathering dinner. Pilih lokasi yang nyaman, strategis, dan sesuai jumlah peserta.

 

1. Pertimbangkan Kapasitas Ruangan

Pastikan venue dapat menampung seluruh peserta tanpa terasa sesak.

 

2. Pilih Venue dengan Fasilitas Lengkap

Fasilitas ideal meliputi:

• Sistem audio & sound
  
  
• Panggung kecil untuk sambutan dan hiburan
  
  
• AC atau ventilasi nyaman
  
  
• Area parkir luas
  
  
• Ruang VIP jika diperlukan

 

3. Pertimbangkan Lokasi yang Mudah Diakses

Venue sebaiknya berada di pusat kota atau lokasi yang familiar agar peserta tidak kesulitan mencapainya.

 

Menyusun Susunan Acara (Rundown) yang Rapi

Employee gathering dinner harus mengalir dengan rapi dari pembukaan hingga penutup. Rundown yang baik akan membuat semua kegiatan berjalan sesuai waktu.

 

Contoh Rundown Gathering Dinner

1. Pembukaan oleh MC
   
   
2. Sambutan pimpinan perusahaan
   
   
3. Ice breaking ringan atau video company highlight
   
   
4. Makan malam bersama
   
   
5. Hiburan (musik, stand-up, performance)
   
   
6. Awarding atau pemberian penghargaan
   
   
7. Doorprize
   
   
8. Foto bersama
   
   
9. Penutup

 

Rundown bisa disesuaikan dengan budaya perusahaan dan tujuan acara.

 

Menentukan Konsumsi dan Menu Dinner

Bagian terpenting dari gathering dinner tentu adalah makanan. Menu harus dipilih dengan teliti agar semua peserta menikmati.

 

1. Pilih Jenis Penyajian

Ada beberapa opsi penyajian:

• Buffet / prasmanan: fleksibel, mudah, cocok untuk banyak peserta.
  
  
• Set menu: lebih elegan dan rapi untuk acara formal.
  
  
• Outdoor BBQ dinner: cocok untuk suasana santai dan kekeluargaan.

 

2. Variasi Menu

Pastikan menu mencakup:

• Makanan berat
  
  
• Kudapan
  
  
• Minuman
  
  
• Dessert

 

Sediakan juga alternatif low sugar, non spicy, dan vegetarian jika memungkinkan.

 

3. Pastikan Makanan Selalu Cukup

Jangan sampai peserta kehabisan makanan. Pilih vendor yang terpercaya dan berpengalaman dalam menangani event perusahaan.

 

Baca Juga : Ide Acara Employee Gathering untuk Penutup Tahun

Menambahkan Hiburan agar Acara Lebih Hidup

Hiburan menjadi elemen penting dalam gathering dinner. Tanpa hiburan, acara dapat terasa datar dan membosankan.

Pilihan Hiburan yang Cocok

• Live music akustik
  
  
• DJ
  
  
• Stand-up comedy
  
  
• Perform band internal
  
  
• Tari modern
  
  
• Games berhadiah

 

Pilih hiburan sesuai tema dan karakter perusahaan.

 

Menyediakan Sesi Awarding dan Apresiasi

Employee gathering dinner adalah momen ideal untuk memberikan penghargaan kepada karyawan berprestasi.

 

Contoh Kategori Apresiasi

• Best Employee of The Year
  
  
• Best Team Performance
  
  
• Most Improved Staff
  
  
• The Most Dedicated Employee
  
  
• Outstanding Leadership Award
  

 

Pemberian penghargaan akan meningkatkan kebanggaan dan loyalitas terhadap perusahaan.

 

Menyiapkan Dokumentasi Profesional

Foto dan video adalah bagian penting dari acara. Dokumentasi akan menjadi kenangan serta dapat digunakan untuk konten internal perusahaan.

 

1. Gunakan Fotografer Profesional

Agar hasil gambar lebih estetis dan layak dipublikasikan.

 

2. Siapkan Photo Booth

Menambah keseruan dan bisa menjadi spot favorit karyawan.

 

Memastikan Keamanan dan Kenyamanan Peserta

Pastikan semua peserta merasa aman dan nyaman selama acara berlangsung.

 

Hal yang Perlu Diperhatikan

• Periksa keamanan kabel, sound, dan dekorasi
  
  
• Sediakan tim medis atau P3K
  
  
• Pastikan tempat duduk nyaman
  
  
• Sediakan informasi rute masuk dan keluar venue

 

Tips Tambahan Agar Gathering Dinner Lebih Berkesan

Beberapa sentuhan kecil dapat membuat acara jauh lebih memorable.

 

Ide Sentuhan Berkesan

• Welcome drink di pintu masuk
  
  
• Pintu masuk dengan dekorasi tema
  
  
• Doorprize menarik
  
  
• Video kaleidoskop perjalanan perusahaan
  
  
• Souvenir akhir acara seperti tumbler, goodie bag, atau kartu ucapan
  
  

Menyelenggarakan employee gathering dinner bukan hanya tentang makan malam bersama, tetapi tentang menciptakan momen yang memperkuat hubungan, meningkatkan motivasi, dan mempererat kolaborasi antar karyawan. Dengan persiapan yang matang mulai dari konsep, venue, menu, rundown, hingga hiburan acara ini dapat menjadi penutup tahun atau penanda perjalanan perusahaan yang sangat berkesan.

 

 

Penulis : Karina Dewi Tatontos (rin)