Cara Menyelenggarakan Employee Gathering Dinner

💡 Ringkasan Artikel: Panduan ini memberikan panduan lengkap menyelenggarakan employee gathering dinner yang profesional, mulai dari penentuan konsep, pemilihan venue, susunan acara, hingga tips tambahan agar acara lebih berkesan.

1. Menentukan Konsep dan Tema Acara
2. Memilih Lokasi atau Venue yang Tepat
3. Menyusun Rundown yang Rapi
4. Menentukan Konsumsi dan Menu Dinner
5. Hiburan dan Sesi Awarding
6. Dokumentasi dan Keamanan
7. FAQ (Pertanyaan Umum)

Paket Outbound — Employee gathering dinner adalah salah satu agenda perusahaan yang paling dinantikan.

Acara ini bukan hanya sekadar makan malam bersama, tetapi juga momen untuk mempererat hubungan antar karyawan, memberikan apresiasi, dan merayakan pencapaian perusahaan dalam suasana hangat dan elegan.

Jika direncanakan dengan baik, gathering dinner dapat menjadi acara yang berkesan dan memberikan dampak positif bagi motivasi kerja tim.

Agar penyelenggaraannya berjalan lancar, dibutuhkan perencanaan yang matang dari konsep, venue, hingga alur acaranya.

Berikut panduan lengkap cara menyelenggarakan employee gathering dinner yang profesional, rapi, dan mengesankan.

Menentukan Konsep dan Tema Acara

Sebelum memulai persiapan teknis, langkah pertama adalah menentukan tema gathering dinner. Tema akan mempengaruhi dekorasi, dress code, susunan acara, hingga ambience keseluruhan.

1. Tentukan Tema yang Sesuai

Beberapa tema yang populer antara lain Elegant Gala Dinner, White Party, Retro Night, Batik Formal, Outdoor Garden Dinner, atau Semi Casual Dinner.

Tema yang tepat akan meningkatkan euforia dan membuat acara terlihat lebih profesional.

2. Pastikan Tema Sesuai Anggaran

Tema mewah membutuhkan dekorasi dan perlengkapan tambahan. Sesuaikan dengan budget agar tidak membebani perusahaan.

💡 Baca Juga: Outbound Employee Gathering Akhir Tahun Aktivitas, Lokasi, dan Tips

Memilih Lokasi atau Venue yang Tepat

Venue adalah salah satu faktor keberhasilan gathering dinner. Pilih lokasi yang nyaman, strategis, dan sesuai jumlah peserta.

• Kapasitas Ruangan: Pastikan venue dapat menampung seluruh peserta tanpa terasa sesak.

• Fasilitas Lengkap: Sistem audio & sound, panggung, AC, parkir luas, dan ruang VIP jika perlu.

• Akses Mudah: Venue sebaiknya berada di lokasi yang familiar dan mudah diakses peserta.

Menyusun Susunan Acara (Rundown) yang Rapi

Employee gathering dinner harus mengalir dengan rapi. Berikut contoh rundown yang bisa disesuaikan:

1. Pembukaan oleh MC
2. Sambutan pimpinan perusahaan
3. Ice breaking ringan atau video company highlight
4. Makan malam bersama
5. Hiburan (musik, stand-up, performance)
6. Awarding atau pemberian penghargaan
7. Doorprize dan Foto Bersama

Menentukan Konsumsi dan Menu Dinner

Bagian terpenting dari gathering dinner tentu adalah makanan. Pilih jenis penyajian seperti Buffet (prasmanan), Set Menu (formal), atau Outdoor BBQ (santai).

Pastikan menu bervariasi (makanan berat, kudapan, dessert) dan jumlahnya mencukupi.

💡 Baca Juga: Ide Acara Employee Gathering untuk Penutup Tahun

Hiburan dan Sesi Awarding

Hiburan seperti live music, DJ, atau stand-up comedy akan membuat acara lebih hidup.

Selain itu, sesi awarding untuk kategori seperti Best Employee atau Most Improved Staff sangat penting untuk meningkatkan motivasi karyawan.

Dokumentasi dan Keamanan

Gunakan fotografer profesional dan sediakan photo booth untuk kenang-kenangan.

Jangan lupa memastikan keamanan teknis (kabel, sound) dan kenyamanan peserta selama acara berlangsung.

FAQ

1. Apa saja tema yang cocok untuk employee gathering dinner?

Tema populer meliputi Elegant Gala Dinner, Retro Night, White Party, atau Outdoor Garden Dinner yang santai namun berkesan.

2. Bagaimana memilih menu makanan yang tepat?

Pastikan variasi menu lengkap (makanan berat, dessert, minuman) dan sediakan opsi khusus (vegetarian/non-spicy) untuk mengakomodasi semua peserta.

3. Mengapa sesi awarding penting dalam acara ini?

Sesi awarding memberikan apresiasi nyata kepada karyawan, meningkatkan loyalitas, dan memotivasi kinerja tim di masa depan.

4. Apa fasilitas wajib yang harus ada di venue?

Sistem sound yang baik, panggung, pencahayaan memadai, AC/ventilasi yang nyaman, dan area parkir yang cukup luas.

Menyelenggarakan employee gathering dinner bukan hanya tentang makan malam.

Tetapi tentang menciptakan momen yang memperkuat hubungan dan motivasi. Dengan persiapan matang, acara ini dapat menjadi penanda perjalanan perusahaan yang sangat berkesan.

✍️ Penulis: Karina Dewi Tatontos (rin)

📝 Editor: Arinda Zakia (rnd)